Un BarCamp est une non-conférence ouverte qui prend la forme d’ateliers participatifs où le programme et le contenu sont fournis par les participants. Le principe de base « Tous acteurs, pas de spectateurs ». Les personnes présentes sont tenues d’apporter leur point de vue ou leur savoir sur le thème abordé.
Le Barcamp commence par un coktail-déjeuner afin de permettre aux participants de sympathiser. Vient ensuite la phase de présentation où chacun donne son nom, son prénom, son domaine d’activité et trois mots-clés qui définissent ses centres d’intérêt. Ils sont invités à inscrire le thème qui les intéresse sur un tableau ou un post-it qui sera ensuite affichée au mur. Cela prend la forme d’un tableau matriciel avec d’un côté les salles ou tables disponibles, de l’autre les créneaux horaires. Tous les participants sont encouragés à présenter un projet ou à aider lors d’une intervention. Pour préparer les Barcamp et permettre d’en assurer le suivi, il est conseillé d’inscrire à l’avance les sujets que l’on voudrait discuter sur la page wiki du Barcamp et il est demandé à chacun de partager les informations et les expériences reçues lors de l’événement, tant pendant celui-ci qu’après, grâce notamment aux canaux internet publics, aux blogs, au partage de photos, aux wikis, aux blogrolls et aux logiciels de messagerie instantanée.
Tout le monde peut initier un BarCamp, en utilisant le wiki des BarCamps ou en créant sa propre branche. La participation est gratuite et généralement limitée par les seules contraintes d’espace. Cependant, les participants doivent s’inscrire à l’avance. La plupart du temps, les lieux proposent les services de base tels que : un accès libre et gratuit à l’internet, souvent au wifi.